公司公章保管者的職責(zé)—公司公章保管人

在公司的對外經(jīng)營交往中，印章起著在形式上代表公司意志的作用，而且在一定程度上，可以依據(jù)蓋章認(rèn)定有關(guān)文件的效力進(jìn)而確定有關(guān)權(quán)利義務(wù)的歸屬。因此，公司應(yīng)當(dāng)對印章的管理使用予以重視。本文就公司在管理使用印章過程中需要注意的要點作簡要介紹。

第一，企業(yè)要建立崗位法律風(fēng)險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風(fēng)險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風(fēng)險防控職責(zé)；同時，要加強對印章管理崗位人員法律風(fēng)險防范的教育，使其認(rèn)識到印章對企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風(fēng)險防范意識。

第二，企業(yè)要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責(zé)，明晰印章刻制使用的業(yè)務(wù)流程，做到有規(guī)可依、有章可循。

第三，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表，申請使用印章必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經(jīng)過有權(quán)部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章使用人應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書人員對用印文件要認(rèn)真審查，審核與申請用印內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印，用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

第四，印章保管人員必須加強對印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監(jiān)印人隨同，印章遺失必須在第一時間向公安機(jī)關(guān)報案，并取得報案證明，同時在當(dāng)?shù)鼗蝽椖克诘貓蠹埳峡沁z失聲明。

第五，禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章，如遇特殊情況時，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，而且公章使用人應(yīng)在《公章使用登記表》上寫明文件份數(shù)，在文件內(nèi)容實施后，應(yīng)再次進(jìn)行核準(zhǔn)登記，公章使用人因故不再使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料時，應(yīng)將文件、資料退回行政部（或辦公室），辦理登記手續(xù)，在使用預(yù)先蓋章的空白文件、資料過程中，公章使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的工作責(zé)任。

第六，企業(yè)必須定期檢查印章使用情況，企業(yè)印章管理部門應(yīng)按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對所屬單位印章使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應(yīng)措施。

第七，企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或繳銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人名章等在內(nèi)的全部印章及用印記錄；項目部關(guān)閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門，企業(yè)印章管理部門會同法務(wù)部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。

第八，企業(yè)在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，建議進(jìn)行如下操作：首先，及時向公安機(jī)關(guān)報案，追究仿冒人的法律責(zé)任；其次，在相關(guān)報紙上發(fā)布澄清聲明，及時知會潛在客戶；再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關(guān)事實，解除相關(guān)合同，如果相對人不予配合，要及時向當(dāng)?shù)胤ㄔ荷暾?，通過法律途徑認(rèn)定相關(guān)合同的無效、解除等。