通知會議也有大學問，老領導手把手教我的好方法。

通知會議：一個都不能少

?1.先別著急發通知

要想做到通知會議不遺漏，石頭建議，充分醞釀，提出參會名單，供領導審定。

一般要考慮這些因素：

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一是工作的實際需要，研討議題涉及的工作具體是哪些單位負責?哪些單位參與?需要哪些單位輔助?

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二是慣例，以前有沒有開過類似的會?類似的會議請了哪些單位和人員參加?都發揮了什么作用?

三是領導意見，領導有沒有說過請某某單位也參加一下?請某某人也來提提建議?請哪些人聽聽會?

還應考慮其他情況，比如對應到會的缺額人員由誰來補替?需要哪些人員列席?需要哪些部門在會上發言匯報?專題會的所謂的相關部門是哪些?

?2.會議通知容易遺漏的幾類人

石頭在工作中發現，有幾類參會人員特別容易被通知遺漏。

一類是老領導。

二是本單位新聞部門。

三是外地的分支機構。

四是新組建部門。

?3.內容、方式和時間是會議通知的三要素

內容

明確會議的名稱，開會的時間、地點，要求參加會議者會前辦什么事情、提交什么材料等。如有著裝、攜帶材料、發言等特殊要求，一定要說明；地點具體到會議室。

方式

大型會議，要以文件的形式下發會議通知或者在辦公系統、網站上掛出通知；

一些小型的會議，用?、甚至通知有關部門或人員即可。

現在有很多技術可以幫助你便捷、快速的通知到具體人。

例如系統，可以建立本單位各類聯系人的分組數據庫，需要大量發送通知時，直接勾選需要通知的組別即可。

再如，可以建立各種，一些非正式的會議通過發送通知更省事。

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時間

適時發送，不能過早又不能過遲。

?4.“一個都不能少”的關鍵在確認

發傳真要有回執

傳真會議通知時要附有回執單，請對方確認參會后及時把參會人員、職務、?、交通信息等反饋回來。

發要有回復

發通知會議，要寫明“收到請回復”“期待您的回復”,沒有及時回復的單位和人員就要打去?催問。

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參會信息要有反饋

要及時統計參會人員的各種基本信息，并呈送領導，一方面方便領導掌握會議籌備情況；另一方面也為會議下一步的組織和正常進行創造條件。

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