隨著數字化時代的快速發展，對于企業和組織而言，存儲和處理成千上萬份紙質文件確實是個沉重的負擔。想要從中找一份文件，要耗費大量時間，就像要在圖書館里找一本被放錯書架的書。面對如此浩瀚的文件，很難做到萬無一失。因此在許多行業里，文件丟失的現象司空見慣。

對于企業發展來說，文檔是一種非常重要的資料和信息，包括企業的建設發展、核心機密、財務報告、知識技術、等。如果不能正確的管理和保存文檔，就會降低了企業的使用效率。怎樣保護企業內部分散的數據信息，是大多數企業想要解決的問題。

文檔管理的復雜性

大量文檔缺乏整理和分類。一些企業也會派專人對文檔進行分類，但這無疑是一項復雜的工作。我們應該從大量的文檔中篩選出有用的、核心的和過期的，這不僅繁瑣，而且耗時費力。

1、查找困難

由于企業文件的存儲相對分散，給企業員工獲取文件信息帶來了很多不便。有些文件不知道該找誰，或者同事出差，請假，會影響工作效率。

2、存儲混亂，存在信息孤島

一些企業的重要電子文檔原件分散存儲在各部門的信息管理系統中，甚至存儲在各部門人員的計算機、移動硬盤和U磁盤中，分散在電子郵件和聊天記錄中。

如果每個系統相互集成，成本將非常高；如果各部門進行人工匯總，會增加時間成本，影響信息傳輸的及時性和有效性。如果人員變更或系統更新，由于檔案管理分散，可能會導致數據丟失或數十倍或數百倍的冗余數據。

3、安全問題難以解決

企業越來越重視數據的隱私性和安全性，但傳統的數據存儲方法缺乏有效的權限管理，難以控制文檔的預覽和編輯權限，導致信息泄露。文檔合作功能的缺乏會影響團隊合作的效率，檔案歷史數據的存儲和歸檔是企業知識體系建設的難點。

任何企業的工作流程都離不開文檔管理環節，這就需要文檔管理系統的出現。面對復雜的業務流程、頻繁上傳文檔、跨部門區域共享文檔等必要需求，可以幫助企業有效利用文檔的積累，創造資本變化的價值。

文件管理是一個公司管理的重要聯系樞紐，不論公司規模大小，都需要有一套完善的文件管理系統，才能更好的為公司業務發展服務。

暢飛揚企業文檔管理系統

針對這些文檔管理的難點，暢飛揚公司作為數據安全與數據管理領域的領先企業，通過自主研發的企業文檔管理系統為可以為企事業單位的文檔現代化管理，提供完整的解決方案，搭建組織專屬電子文檔集中管理平臺，滿足企業日常文檔管理中的各種需求，極大地提升員工工作效率、提高文檔安全性和利用率。

助力于企業實現對文檔的全生命周期管理，包括文檔的創建、存儲、檢索、共享、歸檔和銷毀等環節

企業文檔管理系統七大功能：

1、文檔管理：海量數據存儲和管理，內置豐富的內容類型，支持大部分常見的內容形式的集中存儲、新建、下載、編輯等管理。文件切片技術減少數據冗余，大幅降低存儲成本。。

2、文件智能檢索功能 ：內置強大的中文檢索組件，包括全文檢索、條件組合檢索兩種方式，幫助用戶便捷精準的定位到所需文件，同時提供歷史搜索記錄，方便用戶下次搜索時有跡可循。

3、文件共享管理：上傳文件完成，點擊分享用戶，即可實現文件共享，輕松與同事共享文件，統籌管理，提升業務能力。文檔所有者可將個人文檔共享給其他同事，并可配置使用權限，方便內部共享協作：

3、人員管理：按職別角色授權做內容管控、分發及利用。

4. 查閱審核：支持關鍵詞、全文內容檢索及在線預覽，所見即所得。

5. 規則自定義：根據自身情況自定義企業架構及其分支，完美適配公司組織架構。

6. 提醒預警：支持證照、商務采購合同等重要資料到期預警設置，在時間結束時系統會自動提示提醒消息

7、文檔安全防護：系統提供完善的權限管理與安全機制，文檔統一加密進行分布形式存儲，嚴格管控文件外傳，管控文件的下載拖拽、另存、截屏、打印、生成外聯等操作管控，保護核心文件的安全性；顆粒化權限分配，適配不同權限管理需求。支持用戶行為日志管理，資料安全有保障

小暢云檔是一款專門針對中小微企業獨立研發的文檔管理系統，是暢飛揚公司及研發團隊經過近10年的研發與實踐，該系統應用了人工智能、大數據、自然語言處理等技術，提高系統智能化和便捷性，讓用戶高效地管理和利用企業文檔信息，通過智能搜索、智能分類、智能推薦等功能，幫助用戶快速找到所需文檔，提高工作效率和準確性。實現了全方面企業文檔生命周期，實現企業文檔收集、處理、分享一個組織的全知識信息的管理系統。